managementassistent Full Time

Voor Werk en Inkomen zijn wij op zoek naar een tijdelijke enthousiaste en proactieve managementassistent.

wat bieden wij jou

• werken bij de gemeente Utrecht
• werken in een leuk team
• hybride werken
• veel leren bij de gemeente Utrecht
• mogelijkheid om 32 of 36 uur te werken
• tijdelijke werkzaamheden

wie ben jij

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Om deze functie goed te kunnen uitvoeren, is het belangrijk dat jij goede communicatieve vaardigheden en goede contactuele eigenschappen meebrengt op zowel bestuurlijk-, management- als uitvoerend niveau. Je beantwoordt immers e-mails vanuit naam van de directiesecretaris en hebt veel contact met in- en externen. Ook zien we graag een proactieve houding terug, waardoor jij initiatief toont in het oppakken van werk en graag meedenkt. Omdat jij veel diverse werkzaamheden uitvoert, is het van belang dat jij flexibel bent en dus snel kunt schakelen tussen taken. Wanneer het druk is, houd jij je hoofd koel en behoud je het overzicht. Je hebt ervaring met MS-Officepakketten, vooral Outlook, MS Teams en staat open om nieuwe systemen snel te leren. We werken met verschillende systemen, waaronder SAP, UBEOO en Ibabs.

• je brengt MBO+/HBO werk en denkniveau mee;
• je hebt ruime ervaring als managementassistent (of vergelijkbaar) in een complexe omgeving;
• een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als in geschrift.

wat ga je doen

Het Officemanagement van W&I is op zoek naar een collegiale duizendpoot waar het team op kan bouwen en die zich niet laat afschrikken door een zeer hectische en dynamische omgeving. De werkzaamheden zijn divers en kunnen soms op ad hoc basis gevraagd worden. Je ondersteunt 2 managers op administratief, secretarieel en organisatorisch gebied in de breedste zin van het woord.

• met plezier de complexe agenda en volle mailboxen van de managers beheert en in staat bent te prioriteren en daarover helder communiceert. Het stellen van prioriteiten in de workload van de managers is hierin erg belangrijk;
• afspraken maakt, zowel intern als extern;
• ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in IBABS komen te staan en dat de Outlookagenda en IBABS perfect op elkaar aansluiten;
• je pakt HRM-ondersteunende taken. Dit zijn bijvoorbeeld afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve ondersteuning bij mutaties voor medewerkers Projecten/evenementen en vergaderinge
• wanneer nodig, de vervanger bent van je collega’s binnen het OM bij verlof en ziekte;
• overige administratieve taken die aan de orde komen o.a. (grote) mailingen.

waar ga je werken

• je kunt hybride werken: we werken voor een deel samen op kantoor en voor een deel thuis. Je werklocatie is op Janssoenborch (in HC).

sollicitatie

Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!

Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.